如何利用 Google 文件製作線上報名表單

這篇文章教你如何利用 Google Docs 中的 Spreadsheet 建立一份可以讓使用者填寫的表單，可以依照本篇文章邊開啟文件邊操作。

Google 文件中的 Spreadsheet （類似 Office Excel）多了一個新功能可以製作線上表單。在 Google 的範例中是說可以製作成類似問卷調查的表單，但最主要是它可以直接將使用者點選的資料已 Data 的方式存回到 Spreadsheet。

以下都使用英文版操作，中文版亦同。

如何快速製作？先新增一個 Spreadsheet，預設開啟的文件就會先將第一列固定，第一列的每欄就是一個參數欄位。試作範例假設我們要作一個簡易的線上活動統計，需要的資訊：姓名、mail、參加場次、參加人數、備註。

設定好之後按 share 選擇 "to fill out a form"，開始編輯細部選項與選項類型。選項類型可以編輯單行文字、多行文字、單選、確認選項（可多選）、選單列表。每個選項記得要按確定儲存。


製作完之後會提供一個該表單的網址，就可以將這網址給使用者去填表單。當使用者填寫完畢送出表單之後就會在文件中出現 Timestamp 與資料。


目前這表單還很單純的接受使用者輸入的資料，因為不能提供相對的驗證或是較複雜的欄位限制，但可以很快速的建立簡易統計資料是還不錯的運用，例如活動報名、班上聚餐地點、買書統計、揪團統計人數...之類的，大家可以嘗試使用看看！

範例的表單：http://spreadsheets.google.com/viewform?key=pldOc-UsQnT_3Pl5t42CjZA
輸入後的資料：http://spreadsheets.google.com/pub?key=pldOc-UsQnT_3Pl5t42CjZA

Google Docs 教學文件

這篇教你怎樣使用文件的標題，標號清單、標記項目清單的基本格式。

教學文件：
http://docs.google.com/a/isucash.org/Doc?id=dfhp3sn2_109ckvzntgc

@isucash.org 與 Gmail 結合

這篇文章教你如何將 @isucash.org 的郵件收到 Gmail 中？主要關鍵在於只要有提供POP協定的郵件通訊都可以收到 Gmail 裡，甚至你要倒過來將 Gmail 的信收到 @isucash.org 也可以。相對的義守大學的學生郵件也可以透過這樣的原理將學校寄來的信都收到 Gmail 裡。
條件：適用於已經有 Gmail 帳號的使用者

申請 @isucash.org 的帳號之後，通常會有不太方便的問題就是必須要兩邊登入才可以收信，這裡教大家一個方法，可以把 @isucash.org 的信收到 Gmail 帳號裡，另外也可以在 Gmail 裡寄送 @isucash.org 的帳號。

如何將 @isucash.org 的郵件收到 Gmail 中？
第一步：先登入 @isucash.org 的信箱，開啟 POP3 通訊協定設定，這樣才可以讓其他的收件軟體收信。設定 > 轉寄和 POP/IMAP，底下有個 "POP 下載" 點選 "對所有郵件啟用 POP 功能"，底下有些是否要保留信件於 @isucash.org 的設定可以自己選擇，如果設定好就按下 "儲存變更"。


第二步：登入 Gmail 帳號，這裡要設定收 @isucash.org 傳過來的信。


設定 > 帳戶 > 從其他帳戶取得郵件:(使用 POP 3 下載郵件) > 新增其他郵件帳戶 > 輸入電子郵件 {你的 ID}@isucash.org > 下一步，這裡要輸入的資訊比較多：

使用者名稱： {你的 ID}@isucash.org
密碼：{輸入此帳號的密碼}
POP 伺服器：pop.gmail.com
通訊埠：995

"擷取郵件時，一定要使用安全連線 (SSL)。" 這一定要打勾，其他的可以自己設定，建議 "將內收郵件標示為" 設定一個標籤給來自 @isucash.org 的信件，這樣比較好辨識。之後就按確定建立，大約等個十分鐘，Gmail 就會去幫你收 @isucash.org 的信件。

如何從 Gmail 中發送 @isucash.org 的信件？
接下來我們可以設定 Gmail 來發送 @isucash.org 的信件，登入 Gmail > 設定 > 帳號 > 以這個地址寄送郵件 > 新增另一個電子郵件地址，輸入電子郵件 {你的 ID}@isucash.org，Gmail 會寄一封確認信到 @isucash.org，這時候登入 @isucash.org 信箱做完確認信的認證就可以以後在 "撰寫郵件" 寄件者的地方選擇不同帳號的郵件來發送。



參考資料

• 何謂 POP 以及如何使用此功能？ - 說明中心
• 關於 Mail Fetcher - 說明中心
• 新增自訂的 [寄件者:] 地址 - 說明中心

未來會啟用的服務 專案管理 Google Sites

這篇文章在向您介紹 Google Apps 的 Sites 服務，他可以讓你建立一個網站型的知識管理平台，也可以透過共同編輯的方式一同參與知識的建立與維護。

在工作平台的服務清單上有一個「專案管理（sites）」的服務，之後會慢慢教各位怎樣使用它。這裡有一個影片可以先看看：

他的概念就像維基百科（wiki）可以在上面共同編輯，我們可以為一個專業的資訊或是一個活動從活動開始一直不斷的更新、編輯訊息。或許有人會認為這和我們平常在用的「文件服務」什麼不同？各位可以想成「文件服務」就像活動中的小片段，「專案管理（sites）」就像是一整個大活動，包含著所有的訊息。

之前我們在「基金討論」的時候我有開給各位看到我是怎樣利用「專案管理（sites）」來編寫美國的經濟指數，當我們要呈現的時候就可以直接使用「專案管理（sites）」秀給大家看，而不是一個一個檔案開起來。

各位可以連到 http://sites.isucash.org/ 開啟一個來使用或是使用我開的測試版來作測試。

「文件服務」 終於有紙張的感覺了

還真酷！這樣大家在用文件的時候會比較有紙張的感覺，要不然以前會覺得要寫好多字才會換一行或是乾脆就把視窗縮小成長方形的。

各位也可以去看看文件上的之前的文件，如果你是用 Word 上傳，可能需要上去調整一下。我是建議各位以後可以直接就在「文件服務」上面編輯就好，如果需要備份再下載成 *.doc 檔就可以了。

在工具列上面多一個檢視的選項，如果不喜歡這樣的頁面顯示可以切換到原來的大空白狀態。

郵件服務 篩選器

這篇文章可以教你怎樣使用工作平台（Google Apps）郵件服務篩選器來過濾收到的郵件，當郵件信箱裡的信件從四面八方寄來的時候，總是有幾封重要的信件想要作些動作，透過篩選器就可以幫你執行符合條件的信件。

首先登入到創意投資社的郵件服務 > 設定 > 篩選器 > 建立新的篩選器，之後就會跳出一個表單，上面有寄件人、收件人、主旨、不包含、有附件。

設定條件的時候不一定要輸入完整的資訊，例如我想要設定 toomore 寄來的信，你可以直接將 toomore 的郵件信箱完整輸入到寄件者，但你也可以只輸入 toomore 就可以了，但相對的只要寄來的郵件中，寄件者部份只要有 toomore 就算是符合條件。

另外也可以使用半形空格來增加關鍵字，例如：toomore isucash，這樣只要符合 toomore 及 isucash 的郵件都可以被搜尋出來。在設定關鍵字時可以利用測試搜尋來看看所設定的結果。

這樣的關鍵字規則也可以用在 Google 搜尋上面。

以上設定確認後可以按下一步繼續進行條件符合的郵件將進行的動作。你也可以設定套用標籤，將以後寄來的信符合條件的都貼上所設定的標籤。也可以勾選「同時套用到以下的...」給之前符合的郵件執行動作。


範例
例如我有訂閱 Google 快訊寄來的郵件，我就可以在篩選器上的寄件者設定 googlealerts-noreply@google.com，並且加上 "Google 快訊" 的標籤及略過收件夾，這樣之後寄來的信件雖然不會出現在收件夾，但可以點左側的標籤來閱讀。略過收件夾有個好處就是不會讓收件夾變得亂七八遭，因為這些信件每天的收件量其實還滿大的，所以利用篩選器可以自動幫你分類郵件。

額外功能
郵件服務左側的標籤欄位在每個標籤的後面都可以設定顏色，這是最近加入的服務，用顏色來增加郵件的辨識度，也可以多多利用。


相關資訊

• Google 搜尋密技
• 實用的Google搜尋技巧 - 永遠的真田幸村

工作平台服務簡介

創意投資社使用的工作平台約有七種服務，我們會將各服務的連結放置在 Blog 右側。依照上面的圖示由左依序為「郵件服務」、「文件系統」、「日曆管理」、「專案管理」、「線上論壇」、「即時通訊」、「管理頁面」

• 郵件服務：作為社團內的郵件系統或是來自「文件系統」的檔案分享通知。另外也可以搭配 Google 快訊來自訂關鍵字訊息。
• 文件系統：可以使用一般文書文件或是試算表計算。社團內的文件或是活動討論會開啟一份屬於該活動的檔案或是工作分配表進行編輯。總務的月報表部份則是利用試算表來登記日記帳。目前文件系統是使用最為頻繁的服務。
• 日曆管理：可以新增社團活動時間，利用相關的小工具可以嵌入到 Blog 中，方便社員查看近期活動！
• 專案管理：目前這服務是最近開啟的，概念有點想是雅虎的家族，但是卻不死板，可應用的彈性很大，可以當作大型活動的專案管理或是小型的討論區。目前基金討論所利用的經濟數據分析是藉由專案管理這服務來建立資料庫。未來也可以當作是社團的相關教學平台。
• 線上論壇：可以開啟討論文章參與討論，另外線上論壇有一個郵件寄送的機制，所發表的文章會自動寄發到訂閱者信箱，也可以直接在信箱內回信參與討論。
• 即時通訊：Google 會建立一個為 isucash.org 網域內的即時通訊，可以直接透過即時訊息討論。
• 管理頁面：管理者使用的。

創意投資社也不是一開始就用 Google Apps，是 2008.3.22 才轉移到 Google Apps 並統稱為「工作平台」。會有這樣的決定只要是因為當社團行政文件漸漸增加時，發現與自己的事務會混在一起，所以希望社團事務與個人事務是可以分開的，這樣公、私可以壁壘分明，即使幹部卸任之後還是可以繼續將文件放置在平台內。另外轉移到工作平台之後開放、共享的機制功能比較適合團體來使用，有別於一般只使用 Google Docs 的使用者。

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• 創意投資社內部工作流程
• 創意投資社外部工作流程
  

Google Docs with 會議記錄

使用 Google Docs 到現在以創意投資社使用狀況，我覺得能夠發揮共用、共享、共同創作的就是會議紀錄這類型的文件。

以之前我們的會議記錄紀錄的模式都是必須請文書記下會議時討論的相關事宜，接著文書編寫完會議紀錄之後會將會議記錄公告貼出，讓會議後與會人或是未與會人都可以知道會議討論的內容。這是會議記錄的功能，但是我覺得這裡面有一點比較奇怪的就是編寫會議記錄的人是文書，但相對的整份會議記錄都是以文書所聽到的再加上個人的理解與詮釋，換句話說會議記錄有一大部分都是以文書主觀型態呈現，不難保證文書所紀錄的內容都正確，當然在文書編寫完紀錄之後也一定會作校正的過程，這一過程有可能是檔案傳檔案、文件等文件的方式進行，相對的都會拉長會議記錄公告的時間。

所以利用傳統的編寫會議記錄的流程會有這些盲點存在，如果將會議紀錄文件放置在網路上，透過可以即時共同編輯的平台，讓大家可以直接就在線上編輯、修正，並且文件的改變都可以即時更新，大家後會看到最新的編寫結果。這樣就可以縮短檔案來回傳遞的時間，甚至還可以讓大家編寫會議記錄的內容，補充（甚至可以說編寫）較詳細的會議內容，讓大家都可以是文書。當多人參與會議記錄的編寫時通常都可以重現當時開會的狀況。

也許有人說要紀錄的那麼詳細不如就直接錄音就好了，錄音雖然完整的紀錄所有開會的狀況，但是那都是沒有經過整理的內容，不太適合會議記錄功能，當有人要瞭解會議過程時就必須花與會議相同的時間來瞭解，這樣還真沒有效率，浪費聽者的時間。

傳統的方法都是以人為起點、以人為終點，所以文件都是配角的角色被人丟來丟去。現在關注在文件上面，文件必須可以方便取得、方便修正、方便傳遞，以文件為出發點來衍生。

創意投資社內部工作流程

圖解說明
這是創意投資社內部幹部工作流程圖，我們利用郵件服務傳遞資訊、共同編輯社團文件（會議記錄、工作分配表、社員資料）、共用社團行事曆（活動行事曆、開會時間、企劃書繳交時間），也利用即時訊息在線上交談。另外活動行事曆、文件最後會開放給社員使用、閱讀。

創意投資社外部工作流程

點圖觀看原始大小

圖解說明
這是創意投資社社團利用工作平台對外主要運作的流程圖。左側的工作平台包含了郵件服務、文件系統、日曆管理、即時通訊、專案管理以及上方管理人員使用的控制臺。工作團隊在工作平台上運作，對外是透過 Blogger、線上論壇、Picasa 來呈現給社員或是訪客。

工作平台轉移公告事宜

各位創意投資社幹部請注意，由於確定轉移到新的工作平台，請各位在未來所發佈的文件都至工作平台上發佈。工作平台轉移時間會有些許的混亂與不便請各位幹部敬請原諒，如有任何疑問可以利用工作平台郵件服務上的即時通訊聯繫，或是利用 Google Talk 直接輸入工作平台的帳號與密碼也可以進行通訊。


工作平台目前在修訂檔案管理辦法，請參考相關文件。

【計畫】 創意投資社資訊系統轉移計畫
http://docs.google.com/a/isucash.org/Doc?id=dfhp3sn2_0gjtdzcsr

【辦法】 工作平台檔案文件管理辦法草案
http://docs.google.com/a/isucash.org/Doc?id=dfhp3sn2_29gjqwpbdg